Как пользоваться программой r keeper. Профессиональная система для ресторанов R-Keeper, учебное пособие. Программы для баров, кафе и ресторанов от Датакрат

Программа для ресторанов и баров

R-Keeper™ – полнофункциональная IT-система, разработанная для организации высокоуровневого кассового обслуживания в сфере услуг различных отраслей - от классических ресторанов и кафе до развлекательных центров и т.п.

Цена программы подбирается индивидуально и зависит от количества компьютеров и дополнительных модулей - таких как отчеты, управление доставкой.

R-Keeper - это отличный помощник для финансового менеджмента, позволяющий контролировать работу зала, вести складской учет и учет рабочего времени. C Р Кипер Вы сможете решить множество проблем, повседневно возникающих при работе кассой.

Система проста в изучении и имеет подробные руководства. Кроме того, специалисты Центр КТ оказывают поддержку в освоении системы.

Наиболее ощутимые результаты достигаются по следующим направлениям:

• Максимальная скорость и простота работы персонала при обслуживании клиентов, что достигается минимальными затратами времени на оформление заказа и организацией сервис-печати в барах и кухнях
• Исключаются ошибки расчетов, поддерживается документальность операций на всех уровнях
• Наличие надежной системы защиты от несанкционированного доступа, использующей современные средства идентификации и разделением полномочий на программном уровне
• Осуществление статистических расчетов по продажам
• Создается база данных, которую могут использовать программы по учету движения продуктов на производстве, расчету зарплаты персонала и т.д.

Для функционирования системы Back-Office желательно использование SQL Server. Работа гарантируется для InterBase (SCO UNIX или Windows NT). Обеспечивается поддержка Microsoft SQL, SyBase SQL, Informix, Oracle; все - TCP/IP.

Система R-Keeper™ V6 работает на нескольких кассовых аппаратах, связанных в локальную выч. сеть. Максимальное количество таких станций, подключаемых к одной сети, ограничивается возможностями данной сети.

Станции по своему назначению и функциональным возможностям разделяются на четыре вида :

• Станция кассира
• Станция официанта
• Станция бармена
• Станция менеджера

В качестве менеджерской станции используется IBM PC - совместимый компьютер. Станции бармена и кассира представляют собой специализированные IBM PC - совместимые компьютеры, имеющие в качестве дополнительных устройств считыватели магнитных карточек или электронных таблеток, разъемы для подключения чековых принтеров, интерфейсы для кассового ящика и дисплея покупателя. Станция официанта - специализированный IBM PC - совместимый компьютер со считывателем магнитных карточек.

Для больших ресторанов с большим количеством рабочих станций рекомендуется использование файл-сервера (IBM PC - совместимый компьютер с хорошими скоростными характеристиками). Дополнительные затраты окупаются значительным ускорением в работе системы.

Программа R-Keeper – это специально разработанное программное обеспечение, которое предназначено для автоматизации работы ресторана, бара или кафе. Это настолько удобный и совершенный продукт, что его используют рестораторы 47 стран, он установлен более чем в 40 тысячах заведений общепита.

Компания «21 Век Консалт» оказывает помощь в подборе необходимых для вашего бизнеса модулей Р Кипер, покупке и внедрении программного обеспечения. Установка и настройка программы занимает считанные часы и проходит без отрыва от производства. Автоматизация ресторана с нами – это просто.

Хочу программу прямо сейчас!

Хочу программу прямо сейчас!

Что такое Р Кипер

R-Keeper – программа для автоматизации бара, ресторана, кафе и любого другого заведения общепита. Насколько революционным решением в свое время стала система автоматизации бухгалтерии «1 С», настолько же инновационным для ресторанного бизнеса считается и программа Р Кипер.

Любой ресторан изнутри – это набор постоянно повторяющихся задач, которые необходимо решать быстро, точно и безошибочно. Начиная от принятия заказа и передачи его в производство, заканчивая закупкой продуктов для кухни и составлением бухгалтерской отчетности. От этого зависит прибыльность бизнеса и качество обслуживания клиентов. Поэтому автоматизация ресторана – это способ свести возможные ошибки к минимуму и избавиться от рутины, высвободив время для решения более важных и интересных задач.

Главный принцип автоматизации бара

Автоматизация работы ресторана заключается в подборе и установке программного обеспечения. Если говорить образно, то Р Кипер состоит из двух главных частей:

• Интерфейса для работы с клиентами. Позволяет удобно и понятно презентовать меню, принимать заказы клиентов и оплату, оперативно обрабатывать их, выдавать готовую продукцию;
• Интерфейса для организации внутренней работы. Очень объемная и многофункциональная часть программы, охватывающая все главные механизмы внутренней работы заведения общепита.

Минимально возможный набор для установки включает в себя всего два модуля – кассира и менеджера. Автоматизация бара в этом случае будет наиболее бюджетной, но эффективной.

Модули для автоматизации ресторана

Возможности R-Keeper, по-настоящему, безграничны. Но удобство и универсальность системы
заключается не только в обширном функционале, а в модульности программы. Это значит, что вы можете выбрать именно ту комплектацию, которая необходима для решения задач вашего бизнеса. Зачем переплачивать за автомобиль, когда вам нужен лишь велосипед?

Вам нужен модуль менеджера и кассира для оперативного обслуживания клиентов? Пожалуйста. Хотите сделать удобной службу доставки – дополнительно закажите модуль Р Кипер Delivery. Доставка нужна не сейчас, а только через 4 месяца? Давайте поставим этот модуль позже.

Автоматизация работы ресторана предусматривает возможность использования следующих дополнительных систем:

• Автоматическое резервирование столиков;
• Дисконтная система — R-Keeper CRM;
• интеллектуальное видеонаблюдение;
• Контроль за работой персонала;
• Контроль самостоятельного розлива пива на столиках;
• Онлайн визуализация поступивших заказов на кухне — KDS/VDU;
• Поступление наличных средств и их использование — Cash Management;
• Решение для автоматизации отдела доставки — R-Keeper Delivery;
• Складской учет StoreHouse;
• Учет рабочего времени сотрудников.

Используя все функциональные возможности Р Кипер вы сможете легко и просто управлять не одним рестораном, а целой сетью заведений общепита, при этом существенно снизив затраты на содержание штата администраторов, координаторов и менеджеров. Автоматизация ресторана позволяет качественно выполнять все работы с минимум ошибок из-за человеческого фактора.

Хочу больше информации!

R-Keeper –товарный знак, принадлежащий российскому концерну UCS. Под этой маркой, с начала 90-х годов прошлого столетья выпускается инновационное программное обеспечение для продуктивной автоматизации ресторанов и прочих предприятий общепита. Компания UCS стала первым русским брендом, предложившим на отечественном рынке подобный софт и более того – едва появившись, система Эркипер смогла стать достойной заменой неудобным и сложным в применении зарубежным аналоговым системам.

R-Keeper - компьютерно-кассовая система, которая успешно используется рестораторами, владельцами кафе, клубов и баров уже более двух десятков лет и на данный момент считается в России лучшим модульным приложением для автоматизации, как сетевых заведений быстрого обслуживания, так и элитных частных ресторанов. Качество и удобство использования R-Keeper по достоинству оценили серьезные бизнесмены – владельцы ресторанного и гостиничного бизнеса. Софт пользуется популярностью и спросом не только в России, но в других странах мира – более сорока тысяч кафе и ресторанов во всех уголках земного шара активно используют программу для оптимизации учета и продуктивного управления заведением общественного питания.

Описание программы и ее эффективность.

«Эркипер» – удобная программа, позволяющая эффективно автоматизировать управление предприятием общественного питания любого типа: от небольшого частного кафе до ресторанной сети. Благодаря данной системе владельцу или управляющему заведения будет легче учитывать и контролировать продажи, производство, работу персонала.

Р-Кипер позволит вам распределять производственные и временные ресурсы с большей выгодой для предприятия, существенно снизить уровень затрат, повысить качество обслуживания в заведении, организовывать специальные программы-предложения и программы-бонусы для клиентуры вашего заведения, а также вести контроль их продуктивности.

«Эр-Кипер» –программа, которая постоянно повышает свои полезные качества и предлагает новые решения для успешного управления ресторанным бизнесом, потому что компания UCS чутко реагирует на все пожелания заказчиков и клиентов уже использующих продукт для повышения рентабельности своих заведений, улучшения уровня сервиса и контроля над работой предприятия. Благодаря столь тесному взаимодействию разработчиков софта и его заказчиков — система Эркипер не теряет своей актуальности и продолжает оставаться одной из лучших программ по автоматизации работы и учета заведений общественного питания.

Р-Кипер: надежность и мобильность в управлении бизнесом.

При создании продуктов марки R-Keeper применяются инновационные технологичные решения, которые позволяют сделать программу быстрой, гибкой и сверхнадежной.

Любые операции, совершаемые в системе, происходят с максимальной скоростью, легко восстановимы в случае форс-мажорного сбоя системы (например, из-за выключения электроэнергии или ошибки в работе серверов) и эффективно защищены от взломов и прочих попыток несанкционированного доступа.

Возможности R-Keeper - полная автоматизация работы ресторана или иного заведения общественного питания.

Софт позволяет полностью автоматизировать работу любого предприятия общепита, благодаря тому, что интерфейс Эркипер предусматривает два особых подуровня:

1. Кассовый подуровень позволяет осуществлять контроль и вести учет процесса продаж, формировать полную базу учетной информации по продажам.
2. Подуровень менеджерский предназначен для работы с различными справочниками, регулирования прав доступа в систему, позволяет настраивать в нужный режим работы кассовый подуровень, задавать и формировать отчетные данные. Также на этом уровне можно создавать всевозможные программы маркетинга, регулировать интеграцию программы с иными учетными сервисами, систематизировать учетные данные по рабочему времени сотрудников заведения, а также контролировать прочие сферы деятельности предприятия.

Инновационные технологии Эркипер в помощь ресторатору.

Постоянное обновление софта Р-Кипер и инновационные ноу-хау в системе позволят владельцу ресторанного бизнеса существенно повысить продуктивность работы сотрудников заведения, снизить время обслуживания гостей ресторана. Перечислим некоторые из этих технологий:

Специальные переносные терминалы для обслуживающего персонала на IPod Touch, Iphone, Android, удобное электронное меню на Ipad и планшетах на ОС Android, виртуальные карточки гостей и возможность передачи сообщений для официантов. Эти технологии особенно востребованы в ресторанах класса люкс с продуманной концепцией и безупречным сервисом.

Для заведений быстрого питания в Эркипер предусмотрены следующие инновации – обновляющиеся электронные борды-меню, специальные кассы с экраном, на котором гость может видеть свой заказ и его стоимость, электронная очередь, киоски самообслуживания.

Также в числе новейших и востребованных технологий софта присутствуют: программа Drive Thru, возможность быстрой (мобильной) инвентаризации производственных ресурсов, программа учета предварительных банкетных предзаказов.

Ключевые модули программного продукта R-Keeper.

Установив систему автоматизации Эркипер на предприятии, владелец заведения или сети заведений получает возможность пользоваться следующими модулями софта, помогающими наладить эффективную работу ресторана:

1. Системами складского учета и системой контроля рабочего времени персонала;
2. Программой управления лояльностью постоянных посетителей ресторана, кафе или бара;
3. Специальными программами для предварительных заказов столиков и визуализации заказов;
4. Программой, позволяющей осуществлять розлив напитков на столах;
5. Системой учета движения наличности внутри заведения
6. Инновационным контролем над кассовыми зонами;
7. Программой полного мониторинга деятельности заведения;
8. Программой, позволяющей автоматизировать работу службы доставки предприятия.

R-Keeper – гибкая технологическая программа автоматизации, удобная к применению в заведении общественного питания абсолютно любого типа – от маленького семейного ресторанчика до огромной сети заведений. Модульность софта позволяет заказчикам системы найти для себя оптимальный вариант программы Эркипер, которое будет полностью учитывать особенности работы ресторана, способствовать развитию бизнеса и повышению его рентабельности.

Эркипер — софт, совместимый с интерфейсами различных программ, в том числе — с программами 1 С Бухгалтерия разных версий, системами управления клубами, гостиницами, программами резервирования столиков и билетов. Приобретая продукт R-Keeper – вы можете быть уверены в том, что приобретаете качественную и удобную систему, работающую на вас и ваш успех.

Стоимость программного обеспечения «Р-Кипер»

Модуль кассира R-Keeper Cashier - цена 24 000 руб.

Модуль менеджера R-Keeper Medit tools - цена 30 000 руб.

Модуль официанта R-Keeper Wstation - цена 18 000 руб.

Модуль мониторинга сервера R-Keeper Monitor - цена 4500 руб.

Модуль WEB отчетов «Р-КИПЕР» - цена 4500 руб.

Модуль «Киоск самообслуживания R-Keeper» - цена 60 000 руб.

Модуль «HeadOffice R-Keeper» - цена 90 000 руб.

Модуль «Резерв столов» - цена 24 000 руб.

Модуль «Мобильный официант» R-Keeper MobilStation - цена 6000 руб.

Модуль «Мобильный менеджер» - цена 9000 руб.

Программный комплекс, в котором мало кто разбирается: правда и вымыслы

Сегодня с системой автоматизации ресторанов R-Keeper v6 и v7 работают более 24 000 пользователей из России и стран ближнего и дальнего зарубежья. Ее интерфейс и функциональность хорошо знакомы многим из тех, кто трудится в ресторанном бизнесе на всех его уровнях, - официантам, кассирам, бухгалтерам, менеджерам и управленцам. По сути, R-Keeper уже стал стандартом для российских предприятий общественного питания, и вновь открывающиеся заведения не экспериментируют с новыми системами, чтобы воспользоваться опытом, накопленным другими рестораторами, и не переучивать персонал.

Живой как жизнь

Но управляющие ресторанами и кафе выбирают R-Keeper не только в силу привычки и из соображений «хочу как у них». С начала 90-х годов, когда были созданы и внедрены первые версии программы, компания UCS, разработчик системы, во всем прислушивается к непосредственным пользователям RKeeper. Программа дополняется функциями и изменяется так, как требуют владельцы предприятий. Очень большую роль в «открытии» системы сыграла корпорация «Росинтер», автоматизировавшая с ее помощью рестораны более 10 лет назад. В результате R-Keeper вырос вместе со своими пользователями, наступившими на все положенные грабли российского бизнеса и законодательства, и теперь «заточен» под нужды российского предприятия общепита разного формата - от корпоративной столовой и небольшого кафе до многозального ресторана и фастфуда.

И сейчас любому пользователю R-Keeper достаточно сформулировать ясное требование и поставить разработчикам задачу, чтобы получить какую-то нужную новую функцию - быстро и бесплатно. Но чтобы найти такую задачу, нужно как следует постараться, поскольку нынешней функциональности системы с лихвой хватает для всестороннего ресторанного учета.

Что это такое

Когда речь заходит об автоматизации заведения, правильнее говорить не о программе, а о системе или программно-аппаратном комплексе. Владельцам заведений проще и выгодней покупать не софт, а собранный с учетом его потребностей комплект программного обеспечения и оборудования - компьютерного «железа» и специальной торговой техники. Они устанавливаются и налаживаются в один прием, так что предприятие автоматизируется «под ключ». После внедрения его можно открывать и работать в полную силу.

Консультации по подбору нужного обеспечения и оборудования проводятся нашими специалистами в начале проекта. Составляется определенная конфигурация, а затем мы поставляем все необходимое и в дальнейшем обслуживаем и ремонтируем технику.

Скатерть-самобранка

Одной из самых привлекательных черт R-Keeper для владельца ресторана или кафе является легкость его внедрения и модифицирования. Как автоматизаторы мы можем сказать - мы не любим проекты, которые требуют молниеносного развертывания системы в ночь перед открытием ресторана или бара. Но они случаются, и реализовать их возможно.

За несколько часов мы способны поставить, собрать и наладить систему, так что завтра кассовые станции будут работать, а учет - идти своим ходом. Но такие авральные случаи - редкость, а вот обращение к нам за 3–4 дня до открытия почти правило. В отличие от других систем, также используемых на рынке, R-Keeper не требует многодневной отладки, настройки и тестирования. Ресторан будет работать, а система - доводиться до ума, когда вы уже будете получать деньги.

Так же быстро и просто система модифицируется и дополняется новым оборудованием и программными функциями, когда вам потребуется открыть летнюю площадку или организовать учет разливных напитков. Для автоматизации таких точек успешно используется терминал

А если спланировать все чуть-чуть заранее, за пару месяцев, и не забыть об автоматизации за покраской стульев и подбором торшеров, то можно не только успеть купить систему R-Keeper, сделать все «от и до» к открытию, но и обучить персонал.

Един в четырех лицах

Программная часть системы R-Keeper глазами пользователей - это несколько отдельных программ, предназначенных для главных действующих лиц типичного предприятия общепита. Модули «Официант», «Бармен», «Кассир» и «Менеджер» рассчитаны на определенные полномочия и предполагают выполнение регламентированных операций: формирование заказа, ввод меню, внесение денег в кассу, просмотр отчетности и др. Регистрация и «опознавание» сотрудника происходит в системе с помощью персональных магнитных карт. Каждое действие требует авторизации.

Официант

На терминал официанта (или КПК, заменяющий бумажный блокнот) устанавливается модуль «Официант». Он позволяет сформировать заказ и отправить его на кухню, распечатать для клиента предварительный счет, отменить блюда и напитки (если менеджер даст ему полномочия на это действие), сделать дополнительный заказ и т. д. Последовательность действий официанта заложена в систему таким образом, чтобы предотвратить махинации со счетом, столиками и отказами от блюд. Официант имеет право открыть стол только на свое имя, что исключает возможность возникновения случайных ошибок.

Кассир

Кассир регистрирует барменов и официантов в начале рабочего дня и оплачивает их счета. Он получает от официанта деньги, которые вручает ему клиент, и пробивает фискальный чек. Кассир выбирает способ оплаты заказа (наличные, кредитные карты или другой платеж) или комбинирует в одном платеже несколько типов сразу. Пока чек не будет пробит, заказ будет «висеть» в системе, и рабочий день закрыть нельзя. В момент завершения операции со складов автоматически списывается то количество продуктов, которое израсходовано на изготовление блюд согласно калькуляционным картам.

Бармен

Бармен, обслуживающий людей у стойки, совмещает функции официанта и кассира. Он работает с терминалом заказа и кассовым ящиком и имеет право закрывать счет. От кассира бармен отличается тем, что может работать только со своими счетами - полная их таблица бармену недоступна.

Менеджер

В зависимости от уровня полномочий, менеджеров может быть несколько: менеджер зала, менеджер офиса и администратор. Они используют одинаковый модуль, но имеют доступ к разному количеству функций. Самые широкие возможности у администратора, роль которого обычно выполняет владелец или управляющий ресторана. Он контролирует всю работу ресторана, может менять любые параметры системы и передавать часть своей ответственности «младшим» менеджерам.

В их обязанности входит заполнение и изменение всех рабочих словарей ресторана (меню, списка персонала и др.), выполнение отказов, закрытие кассового дня и снятие отчетов.

Подробное описание возможностей менеджера системы R-Keeper содержится в 500-страничном «Руководстве менеджера», учебнике, где подробно, наглядно и понятно рассказывается, как работать с комплексом, чтобы по максимуму использовать его функциональность.

Осторожно, воры!

Как бы ни была полезна система автоматизации для упорядочения учета и ускорения обслуживания в ресторане, главная ее задача - бороться с воровством и злоупотреблениями персонала. Это основная проблема владельцев бизнеса. Свести ее к нулю в принципе невозможно - не верьте таким обещаниям - но превратить 40–50 процентов убытка в десять ей по силам. Схемы работы сотрудников заданы настолько жестко, что для обмана придется вступать в сложные договоренности и делать множество манипуляций и расчетов. При этом многие подозрительные связи легко отследить в отчетах, предоставляемых системой, - например, управляющий может увидеть, что какой-либо из менеджеров зала и официантов часто проводят в паре отказ. Сочетание этих мер: четко прописанной последовательности действий и системы отчетов - защитит доход владельца от большего числа покушений.

Управа найдется

Отчеты, которые предоставляет система, достаточны и даже (как показывает практика использования) избыточны для типичных ресторанов и кафе. Они дают информацию менеджерам, бухгалтерам и руководству на разных уровнях доступа. С их помощью можно сделать выводы о выручке (общей и по дням, часам, столам, официантам, блюдам и категориям блюд) и реализации; посмотреть, как используются бонусы и скидки, проверить отказы и убедиться в том, что в течение дня не случилось ничего подозрительного. Продвинутые управленцы могут пользоваться преимуществами OLAP-отчетов, а бухгалтера - радоваться возможностью выгружать данные в 1С.

Научившись распоряжаться этой информацией, заведением можно руководить с блеском. Однако сами отчеты во всем их многообразии не отменяют необходимость думать и делать выводы. Их задача - собрать для вас данные и вывести их в удобном для просмотра виде, а некоторые руководители ждут от отчетов действий, над которыми десятки лет бьются создатели искусственного интеллекта. Чтобы, например, после закрытия рабочего дня получить от системы сообщение: «Ну что, все идет неплохо. Если заменить судака на морского окуня, уволить официанта Иванова и повысить менеджеру Петрову зарплату на 105,8 доллара, все будет еще лучше». Увы, пока программа этого сделать не может. При необходимости получать данные в таком виде придется нанимать живого аналитика, который «переварит» цифры и факты, выдаваемые системой.

Если оставить шутки, то любой нужный формат отчета, которого не хватает в R-Keeper, может быть создан по вашему желанию за небольшую стоимость. Достаточно сообщить о нем разработчикам и ясно описать задание.

Рука на пульсе

Помимо отчетов, которые выдают информацию о делах ресторана после закрытия дня, в R-Keeper можно контролировать работу предприятия в режиме реального времени. Для этого к основной системе подключается небольшое приложение «Монитор». С его помощью на менеджерском компьютере можно получать информацию о списках заказов и чеков на текущий момент (с возможностью просмотра любого пункта) и балансе по оплаченным и незакрытым сетам. Особенно приятно пользоваться этим приложением из дома (удаленный доступ по интернету - хорошее решение для владельца, следящего за работой из другого города, страны или хотя бы загородного коттеджа). Нажимаешь кнопку обновления информации - закрыт еще один чек, выручка увеличилась, нажимаешь еще раз - опять прибавка к общей сумме. Хорошо.

Надежность и Ко

Ну и, наконец, R-Keeper известен на рынке своей надежностью. От навороченной системы с кучей функций мало толка, если ее стабильность под вопросом. Ресторанный бизнес не терпит простоев, поэтому система должна быть максимально устойчива к сбоям - не «виснуть», не «падать», не терять данных. В R-Keeper реализовано несколько степеней защиты, что гарантирует сохранность ценной информации. Программа терпима к ошибкам пользователя, который не сможет нанести ей серьезного вреда случайными действиями. Во многом от надежности, гарантии бесперебойной работы и зависит степень удовлетворенности работой системы.

Несколько слов о себе

А еще она зависит от того, насколько живо и оперативно компания-автоматизатор, внедрившая вашу систему, отвечает на вопросы и реагирует на вызовы, связанные с работой. В этом смысле нам есть чем привлечь клиентов - круглосуточной сервисной службой, которая оперативно решает все вопросы по эксплуатации системы. Приоритет в обслуживании имеют клиенты, заключившие с нами договор на абонентское обслуживание. Любые их проблемы мы «разруливаем» в течение 4 часов.

Каждый владелец ресторана рано или поздно начинает задумываться о том, как поднять свой бизнес на более высокий уровень. Некоторые для этого добавляют в меню новые блюда, меняют интерьер или профиль заведения, а кто-то решает воспользоваться техническими или программными средствами.

Чтобы существенным образом улучшить работу предприятия общественного питания, отечественные и зарубежные разработчиками создают различные компьютерные программы соответствующего профиля. Например, немалой популярностью пользуется .

Одной из таких разработок, созданной российскими программистами из компании UCS, является система R-Keeper, позволяющая с легкостью управлять всеми процессами на предприятии, обрабатывать заказы и получать отчеты в режиме on-line.

История создания программы

Первая версия программы появилась в 1992 году. Программное обеспечение R-Keeper постоянно обновляется и совершенствуется его создателями, благодаря чему пользуется большой популярностью среди владельцев ресторанов и кафе как в России, так и во всем мире. В число компаний, использующих в своих заведениях R-Keeper, входят: Burger King, Subway, Шоколадница и другие.

Система от компании UCS – это надежное программное решение, позволяющее полностью автоматизировать предприятие, значительно повысить объемы продаж, уменьшить затраты, вести учет заказов, формировать отчеты, контролировать производство, склады и деятельность сотрудников, разработать систему дисконтных карт для посетителей.